Ny universitetsdirektør i fuldt firspring

Tiltrædelse. Det var ikke den stille og rolige start på det nye job, der ventede 37årige Hakon Iversen, da han den 9. august havde sin første arbejdsdag. Det var heller ikke starten på noget længerevarende introduktionsforløb for CBS’ nye universitetsdirektør. Det sagde snarere ’Bang!’. Og det var så startskuddet på – i skrivende stund – syv hæsblæsende uger.

Hakon Iversen tiltrådte tre uger før CBS’ nye strategi skulle forelægges bestyrelsen – midt i det hektiske afsluttende arbejde. Gennem de tre uger var CBS’ Leadership Team med meget stor sandsynlighed de mest fortravlede mennesker på Handelshøjskolen.

Lige på og hårdt
Som del af CBS’ øverste ledelse bestod den nye universitetsdirektørs introduktionsforløb dermed i vid udstrækning af en uendelig møderække – med sine nærmeste nye medarbejdere, med sine nye kollegaer i CBS’ topledelse eller som del af ledelsen med centrale aktører i forhold til udformningen af det endelige strategiudspil.

- Det har været et voldsomt arbejdspres – ret så lige på og hårdt, erkender Hakon Iversen, der på trods af (eller måske endda i kraft af) strategiprocessens slutspurt har formået at både lære CBS-speak på rekordtid og få et rigtigt godt indtryk af CBS og de mennesker, der befolker Handelshøjskolen. Ikke at han var overrasket af kulturen, den var meget som forventet ud fra Hakons i universitetsverdenen, idet hans far er lektor på Københavns Universitet:

Rigtig meget lige ved og næsten for CBS Case Competition team

- Jeg er utroligt glad for det store engagement, jeg har oplevet hos stort set alle, jeg har mødt. CBS er en inkarneret argumentationskultur, og lysten til at involvere sig og sige sin mening er påfaldende – og strækker sig langt ud over arbejdstiden. Man slipper ikke sit arbejde og CBS, når man går hjem. Jeg modtager mails fra medarbejdere med deres uforbeholdne meninger, skrevet klokken sent om aftenen. Det har været inspirerende, fortæller Hakon Iversen.

Hektisk år forude
Vedtagelsen af CBS’ nye strategi var blot startskuddet på en ny kæmpeopgave. Udmøntningen af strategien fordrer en omgearing og udvikling af CBS’ organisationsstruktur, hvor der blandt andet er tanker om at etablere mere standardiserede formelle administrative samspilsflader mellem fællesadministrationen og institutterne.

- Hvis nogen tror, at tempoet bliver sat ned nu, så tager de fejl, siger Hakon Iversen, der som universitetsdirektør og dermed øverste chef for fællesadministrationen skal stå i spidsen for mange elementer og tiltag i den kommende forandringsproces og vil være dybt involveret i langt de fleste.
Ikke at opgaven på nogen måde kyser ham, selv om han har meget stor respekt for den store udfordring:

- Jeg var i Transportministeriet gennem en række større reformprocesser, som blandt andet mundede ud i etableringen af Center for Økonomi og HR (og IT mv.) i departementet. Der gik mit engagement fra fastlæggelse og forhandling af de helt store linjer til at have fingrene helt nede i teknikken – og HR-aspektet, den interne service og lignende fyldte rigtig meget, fortæller den tidligere ministerielle økonomi- og HR-chef.

Ud fra Hakon Iversens optik, så har strategiprocessen givet et godt og solidt fundament at arbejde videre ud fra:

- Der er gennem strategiprocessen blevet udført et godt og stort forarbejde til de kommende strukturforandringer. Det var en uhyre interessant og spændende proces at ankomme i slutningen af, og jeg har aldrig oplevet noget lignende, hvad inddragelse af medarbejdere angår. Der har CBS noget at være stolt af, siger den nye universitetsdirektør.

Bredt strukturelt opløb
Hakon Iversen har store forventninger til at kunne etablere en tilsvarende høj grad af medarbejderengagement i strukturprocessen, der for hans vedkommende i vid udstrækning kommer til at fokusere på, hvordan forslagene fra strategiprocessens arbejdsgruppe 7.2. bedst kan tilpasses og implementeres.

- Jeg forestiller mig noget parallelt, hvor medarbejderne med ekspertindsigten i, hvordan arbejdsopgaverne bliver udført i dag, bliver inddraget gennem arbejdet gennem dialog med den nyetablerede projektorganisation og dens referencegrupper. Hensigten er at ende op med et bredt legitimeret resultat, som i hvert fald de fleste kan se fornuften i, siger universitetsdirektøren.
Den nye projektorganisation, PMO, blev lanceret mandag den 20. september. Den består af otte CBS-medarbejdere, der er blevet trukket ud af den daglige drift, mens projektet står på, og har fået en ekstern projektleder, Peter Jonasson, hentet til at koordinere processerne og sikre, at ingen gode idéer bliver tabt på gulvet.

Under PMO bliver der så etableret en række referencegrupper, der består af cirka 60 relevante medarbejdere, studerende og chefer. Referencegrupperne skal arbejde med at afdække de bedst mulige strukturændringer inden for deres respektive områder: økonomi, ny økonomimodel og indkøb, HR, kommunikation, campus, IT samt forsknings- og ph.d.-support.

- Jeg vil gerne understrege, at der ikke er tale om noget på forhånd givet resultat – vi tager fat på et reelt stykke analysearbejde. Resultaterne skal vokse indefra og op igennem CBS. Det betyder, at de bidrag og ideer, projektorganisationen modtager fra de involverede medarbejdere, vil blive taget alvorligt og behandlet som en værdifuld ressource, fortæller Hakon Iversen og pointerer:

- Formålet med at tage den intellektuelle udfordring op, som denne grad af inddragelse udgør, er ikke bare at tydeligt vise de involverede medarbejdere, at vi vil dem. Det skal også gøre det tydeligt, at de har et medansvar for, at processen hurtigt og grundigt munder ud i de bedst mulige resultater for CBS som helhed.

Et kommunikationsmaraton
Den brede inddragelse og hensigten om at sikre mest mulig transparens i processen fordrer én ting – og meget af den. Kommunikation, kommunikation og atter kommunikation – og Hakon Iversen kommunikerer på livet løs. Universitetsdirektøren bruger CBS’ medarbejderportal CBSshare offensivt, og der vil blive meldt løbende ud, hver gang der er noget relevant materiale at melde ud om.

Ikke at det nogensinde vil være nok – ikke på CBS.

- Selv hvis jeg ikke sov og arbejdede 24/7, ville jeg altid være bagud i forhold til information. Behovet er umætteligt, konstaterer Hakon Iversen.