Dagbog fra studieadministrationen

Skrevet af Jannick Friis ChristensenLasse Hultén, videoproduktion • Julian Nielsen, videoproduktion • Mattias Keller, videoproduktion - Foto: Lasse Hultén - 19. november 2015 - 12:002 kommentarer
Det kan være en hård omgang at være ansat i STU, men der hersker også mange myter om, hvad arbejdet er. Det kan du få vished om i filmen ovenfor, som nok får dig til at grine.

CBS OBSERVERs reporter har været i praktik i Studieadministrationen i den forløbne uge. I back office knokler man for de studerendes skyld og nogen gange får man tak for det. Dette er første del af dagbogen.

Det var egentlig en ansat i Studieadministrationen, der til CBS OBSERVERs webredaktør fnyste, at undertegnede skulle prøve at arbejde i CBS’ studieadministration (STU), så jeg forstod, hvilke udfordringer, man har dér med systemer, regler, der hele tiden bliver ændret og stort arbejdspres.

Fnyset kom efter en række kritiske artikler fra min hånd, hvor også Studieadministrationen kom i søgelyset. Men vi tog medarbejderen på ordet og fik STU’s ledelse med på den.

Så i mandags mødte jeg op for over fem dage at være praktikant i forskellige afdelinger i studieadministrationen for at se virkeligheden fra STU’s og de ansattes side.

Jeg har nu altid haft meget respekt for det arbejde, der laves i STU og de ansatte deroppe, men jeg er blevet klogere af mit praktikophold.

Jeg siger det med det samme. Den indsigt, jeg har fået ved fem dages arbejde i STU betyder ikke, at vi trækker mine artikler tilbage smiley.  Men jeg er blevet betydeligt klogere på, hvorfor det en gang imellem ikke går så hurtigt med at få sine karakterer, hvor hårdt arbejdet kan være for de ansatte i STU og meget andet som du vil kunne læse i denne og et par artikler, der kommer i næste uge.

Studieadministrationen... Hvor bureaukratisk kan det lyde? Stedet, hvor alle veje ender. Blindt. Sådan kan det i hvert fald føles for de studerende.

Men hvad render de egentlig rundt og laver i denne studieadministration? Hvem er de? Hvad tænker de om studerende og undervisere, og hvorfor taster de først karakterer ind i sidste øjeblik?

Som man gerne gør med nye medarbejdere, bliver jeg vist rundt i afdelingen i Dalgas Have.

Jeg er i praktik i APU (Administrative Planning Unit), der er en slags back office-enhed i studieadministrationen, og hvis fornemmeste opgave er at få intet mindre end 150.000 individuelle eksaminer til at gå op i en højere enhed. Hvert år.

Mand med køligt overblik

Det er områdechefen, René Kramhøft Jakobsen, der viser mig rundt. Han er mindst et hoved højere end mig og kombineret med hans detaljerede beskrivelser af det seneste års omorganisering af STU, giver han mig øjeblikkeligt en følelse af, at her er en mand med et køligt overblik og styr på sagerne.

Han forklarer, mens han introducerer mig til en lind strøm af TAP’ere (kælenavn for de administrativt ansatte på CBS), at de alle lige har været på teambuildingkursus for at lære hinanden bedre at kende.

Med den ny organisering sidder TAP’erne nemlig sammen i små teams afhængig af hvilke uddannelser, de betjener, og hvor uddannelserne rent fysisk hører hjemme på campus. Jeg skal være en del af team Porcelænshaven.

Lounge til medarbejderne

Ved at sidde sammen i teams, uddyber René, kan de ansatte nemt og hurtigt trække på hinandens viden. Man har i forbindelse med den nylige reorganisering af STU organiseret sig sådan for at gøre videndelingen bedre og have backup ved sygdom. Målet er at give bedre service til bedømmerne og de studerende.

René fører mig ind i et lokale, der fremstår rigtigt lækkert med blåt gulv, hvide stole og borde i højglans.

Der er lige akkurat plads til at stuve de godt 30 APU-medarbejdere sammen, når der skal gives fælles beskeder, men ellers håber René, at APU Lounge i stigende grad også kommer til at danne rammen om mere uformelle møder.

For det er tit og ofte i det uformelle møde, man finder fælles indbyrdes løsninger og kommer med nye fikse ideer, argumenterer han.

Kaffe skal der til

Jeg bliver budt på en kop kaffe, og her skal jeg måske bemærke, at APU gør sig i god gammeldags filterkaffe. Hverken pseudo-barista espresso fra en automat eller instant.

Sidstnævnte spises vi af med på redaktionen, så jeg er ikke sen til at takke ja som byder.

René tager sin kaffe sort som natten – så mærker man bedst det lille kick, begrunder han; jeg, med en smule mælk for den runde cremede smag. Og så er vi ellers i gang med arbejdet.

Hvor godt jeg klarer mig, vil jeg ikke gøre mig til dommer over, men som du kan se i videoen ovenfor, blev jeg med tiden ret god til at henvise studerende til e-campus.

APU retssikrer de studerende

De ansatte i APU har i virkeligheden meget lidt kontakt med de studerende. Det er Student Hub, der tager sig af de personlige henvendelser, besvarer mails og tager telefonen, når du ringer på 3815 2710. Sådan har man organiseret sig i STU for at gøre servicen over for de studerende så god som mulig. APU er den enhed, der er garant for de studerendes retssikkerhed og sikrer, at de studerende afleverer og får deres karakterer til tiden.

Det med manglen på personlig kontakt er rent faktisk en bekymring blandt flere af TAP’erne, jeg taler med i afdelingen. Når de en sjælden gang skriver ud til de studerende, så sker det via en såkaldt no-reply mail, og det gør medarbejderne ansigtsløse, som en formulerer det.

No-reply funktionen betyder også, at der ikke kan komme nogen tak retur. Et lille ord, men med stor betydning for arbejdsglæden, fordi man mærker og får bekræftet, at man gør en forskel.

Civil ulydighed og tak for det

Jeg lader mig derfor fortælle, at det ikke er helt unormalt med en form for civil ulydighed, hvor den APU-ansatte sender sin egen mailadresse med i no-reply beskeden. Især hvis man venter svar fra den studerende.

- Hvad fungerer bedst?, spørger en af TAP’erne.

Det er et retorisk spørgsmål, for hun når dårligt at spørge, før hun selv giver svaret:

- Det giver jo ingen mening, at den studerende skal svare til Hub’en, der så skal sende svaret videre til mig, hvis jeg fx bare venter på et ja eller et nej.

Point taken.

Vred studerende har glemt at tilmelde sig

Jeg er med til at svare på nogle mails og hæfter mig ved en af de lidt mere grovmundede. En studerende er mildest talt utilfreds med, at han står til at blive smidt ud og få frataget sin SU, fordi han ikke er tilmeldt sine fag.

Kan det virkelig være rimeligt, at han som studerende står til at miste ikke bare sit levegrundlag men også sin uddannelse på grund af administrationsfejl?

Næ, det kan det vel ikke, og den studerendes situation høster da også stor sympati hos hele team PH. Det forholder sig imidlertid sådan, at det er den studerendes selv, der har glemt at årstilmelde sig.

Høfligt svar

Alligevel får den pågældende studerende et høfligt svar tilbage om, at alt nu er i fineste orden, og at han i øvrigt må undskylde ulejligheden. Er det rimeligt?

Som APU-medarbejderen forfatter svaret til den studerende, fortæller hun, at det egentlig bare understreger, hvor stort et ansvar hun og hendes kolleger har. Laver de en fejl, kan den få vidtrækkende konsekvenser for studerendes muligheder. Der er desværre bare ikke altid tid til at dobbelttjekke.

Travlhed og fare for udbrændthed

Deadline er altid hellere i går end i dag, og bedst som man er ved at være i mål, rykker målstregen længere ud i det uvisse, hvor det kan være svært at bevare kontrollen.

For at undgå at den enkelte bliver tynget med for mange opgaver, bruger nogle teams en såkaldt scrum, et møde, der varer et kvarter. Her holder man status over egne og teamets opgaver og her kan man søge hjælp hos kollegaer til hasteopgaver, fx karakterer, der er kommet for sent og skal tastes ad to gange for at sikre, det er de rigtige der bliver tastet.

Afdelingen er meget opmærksom på stress, som resten af CBS. I særlige perioder beder ledelsen de enkelte teams placere sig selv på en skala fra opvarmet til udbrændt på en stresstavle, ud fra hvor presset, man føler sig.

Her får afdelingen og ledelsen indikatorer på, hvor der skal sættes ind nu og her – der er selvfølgelig også individuelle samtaler.

Kollegerne hjælper

De andre i teamet byder sig altså til for at hjælpe en med igen at få et overblik.

Så selvom TAP’erne ikke laver kæmpe menneskedynger, som i rugby, hvor SCRUM-betegnelsen kommer fra, så handler øvelsen stadig om som team at genvinde herredømmet over bolden.

Flere af dagene holder vi endda bolden i spil ved at bruge frokostpausen til møder. Her bemærker jeg, at også TAP’ere brokker sig over Spisestuernes priser:

- 42 kr. for en salat?! Det er sgu da dyrt! Det kan der da ikke være nogle studerende, som har råd til.

Tast tast tast tast

Jeg har i løbet af dagen tastet en del karakterer. Det er slavearbejde. Især når man får lister med flere hundrede studerende, og mange af dem er udeblevet fra eksamen, så man kan se frem til at skulle taste dem igen på et senere tidspunkt.

Når jeg har registreret alle karakterer, skal en af de andre kontroltaste for at sikre, at alle studerende får den rigtige karakter, som den studerende har ret til at få senest fire uger efter eksamen. Det er som regel også først dér, altså præcis fire uger senere, at man får karakteren.

Jeg spørger, hvordan det kan være, og jeg må indrømme, at svaret kommer lidt bag på mig. I mange tilfælde må APU nemlig rykke bedømmerne for at få karakterer retur i tide.  Endda op til flere gange.

Så selvom det ikke tager særlig lang tid at taste en karakter, så kan det hurtigt blive en umulig opgave, hvis man ikke har karakteren.

Kommentarer

Seriously hilarious!! The Inbound team at the International Office has laughed a lot about your video. You are all stars and we appreciate enormously your work!

LOL, I did not know what APU meant :D Thank you for sharing.

Hvad synes du?

Skal man tilmelde sig igen efter hvert år? Jeg er i gang med mit første semester, så jeg aner det ikke.

Hvad synes du?