Eksamensplanernes evindelige puslespil på CBS

Skrevet af Jonas Rytter - Foto: © Bswei | Dreamstime.com - 4. april 2016 - 13:000 kommentarer
Det er en udfordring at få det hele til at gå op i forbindelse med de 70.000 eksaminer på daguddannelserne hvert semester, både når det gælder lokaler og tidspunkter.

Når CBS-studerende som afslutning på semesteret skal til eksamen, er det det helt store puslespil, der skal gå op – såvel for de studerende som for bedømmerne og for studieadministrationen. Og det er ikke altid lige let at gøre alle tilfredse.

Når semesterets afslutning nærmer sig, er der mange ting, som skal gå op i en højere enhed for de studerende. Projekter skal afsluttes, mundtlige forsvar skal forberedes, og den efterfølgende ferie skal planlægges. Og det skal selvfølgelig alt sammen passes ind i eksamensplanen.

I CBS’ studieadministration, hvor APU (Administrative Planning Unit) varetager netop eksamensplanlægningen, forsøger man at binde de mange løse ender sammen.

Med omkring 17.000 dagstudie-studerende, der hver har cirka 4 eksaminer per semester, er der små 70.000 halvårlige enkeltstående eksamenshandlinger, som skal passes ind i forhold til lokaler, bedømmere, med videre. 

Derfor er det også tit svært for APU at kunne være konkrete, når studerende spørger om specifikke forhold, fortæller Rene Kramhøft Jakobsen, der er områdeleder i APU og fortsætter:

- Vi får mange henvendelser allerede fra starten af semestret. De studerende vil for eksempel gerne vide, hvornår de præcis skal op til den mundtlige eksamen. Det kan være svært at sige – af flere årsager. Vi vil gerne hjælpe de studerende, men det er ikke altid lige til.

Administrative udfordringer med lokalekabale

Når semestrene officielt starter henholdsvis 1. september og 1. februar, bestræber studieadministrationen sig på at have så mange eksaminer på plads som muligt. Nogle typer eksaminer tager dog længere tid end som så. Det kan eksempelvis være på grund af en lokalekabale, som skal gå op:

- Skriftlige stedsprøver er særligt udfordrende. Eksamenshallen på Amager er flittigt i brug, og vi har næsten hold til eksamen derude hver eneste dag, fortæller Rene Kramhøft Jakobsen og påpeger:

- Det giver selvfølgelig nogle udfordringer i de perioder, hvor mange storhold skal op. Derfor kan det være vanskelige for vores hårdtarbejdende lokaleafdeling at have alle lokaler/tidspunkter klar ved semesterstart.

Også mundtlige prøver med skriftligt forelæg volder APU kvaler. Her kan de først komme med den endelige liste, når de er sikre på, hvem der har afleveret det skriftlige produkt. Ved semesterstart der derfor kun foreligge en periode, i løbet af hvis dage man kan forvente at skulle til mundtlig eksamen.

Skriftlige hjemmeprøver er derimod de mindst udfordrende, rent administrativt. Planen for har APU klar allerede fra semesterstart.

Forsøgsordninger med studenterinddragelse

APU har prøvet flere forskellige metoder for bedst muligt at kunne efterkomme de studerendes ønsker. Først med på Google Docs, senere med en ’jeg-deltager’-knap på Learn. Begge løsninger har fordele og ulemper. Fælles ulempe for begge var, at de vakte en del forvirring.

- Vores oprindelige Google Docs-forsøg viste sig at have den kæmpe ulempe, at de studerende kunne overskrive hinandens ønsker. Siden var det svært at få de studerendes øjne op for ’jeg-deltager’-knappen på Learn – og forvirring blandt de studerende, som ikke nåede at tilkendegive deres deltagelse, siger Rene Kramhøft Jakobsen og tilføjer:

- En tilkendegivelse om deltagelse ved de mundtlige prøver uden aflevering er dog ikke det samme som en tilmelding (det sker automatisk med fremdriftsreformen, red.). Så dem, der har glemt at tjekke Learn, men har afleveret, er stadigvæk berettigede til at gå op til eksamen.

Rene Kramhøft Jakobsen påpeger, at det dog er en god idé at sende APU en mail på exams@cbs.dk først, såfremt man har glemt at tjekke sin cbs-mail om tilkendegivelse, så man kan komme på rækkefølgelisten.

Den fleksible model og den robuste

ET af de fire Student Partnering-projekter kigger netop her i foråret på, hvorledes de studerende kan opleve en forbedret service i forhold til offentliggørelsen af eksamenstider.

Projektgruppen arbejder med forslag, hvor man for eksempel i højere grad opererer med tentative (foreløbige, red.) tider ved mundtlige prøver. På den måde kan de studerende få en mulig dag for deres eksamination (frem for en længere periode), som så kan blive mere og mere præcist, efterhånden som APU ved, hvor mange der aflevere, og så videre.

Et andet forslag kunne være, at man gav en eksakt dato allerede ved semesterstart, og når man så kendte det eksakte antal studerende – enten efter tilkendegivelse fra de studerende, eller efter aflevering af det skriftlige produkt – så rettede man listen til og satte klokkeslæt på.

Man kan (måske) bytte eksamenstider

Et spørgsmål, som APU semester efter semester skal svare på, er, hvorvidt de studerende kan bytte tider til mundtlige eksaminer. Det er der ikke noget endegyldigt svar på, og det er faktisk slet ikke APU, man altid skal have fat på.

- De studerende kan i princippet godt bytte tider, så længe de 2 tider har samme bedømmere. Det er dog i sidste ende op til bedømmerne om de vil tillade det, slår Rene Kramhøft fast, men pointerer:

- De studerende har altså ikke mulighed for at ønske specifikke tider på forhånd. De må vente til planen kommer og tage den derfra – med potentielt over 17.000 studerende på dagsstudierne har vi i tiden desværre ikke kapacitet til at service på dette niveau, hvor gerne vi end ville.

Der er dog tilfælde, hvor APU skal ind over, når det kommer til de studerendes eksamenstider. Hvert år hænder det nemlig, at studerende (primært i forbindelse med valgfag og reeksaminationer) har potentielle overlap i deres eksamensplan.

I sådanne tilfælde skal man skrive til APU på exams@cbs.dk, så snart man er klar over problemet.

ENTEN fleksibilitet ELLER troværdighed

Rene Kramhøft Jakobsen erkender, at selv om APU gerne vil hjælpe de studerende, så kan alle ikke få det, som de gerne vil have det. Han tilføjer, at der løbende bliver udviklet tiltag for at kunne hjælpe processen og undgå ting som overlap.

For områdelederen er der 2 umiddelbare veje frem for fremtidens eksamensplaner:

- Jeg tror, vi kommer til at vælge mellem det fleksible, hvor de studerende i højere grad kan vælge,  hvilken dag de vil op, og så det pålidelige, hvor man kan stole på datoerne, når de offentliggøres, erklærer Rene Kramhøft, og forsætter:

- Det ene udelukker ikke nødvendigvis hinanden, men vi ved at den fleksible vej giver udfordringer (se anden observer artikel herom, red.).

Rene Kramhøft Jakobsen understreger, at det er meget vigtigt, at de studerende tjekker deres CBS-mail ofte. At de holder sig orienteret på e-campus om eksamenstidspunkterne og holder øje med rækkefølgelisterne på den digitale eksamensplatform eksamen.cbs.dk.