Mere ”møde-lean” på CBS, tak!

Skrevet af Nicolai Foss - Foto: CBS - 15. april 2014 - 12:160 kommentarer
Nicolai Foss til venstre er Institutleder på SMG og Henrik Sornn-Friese er cand.merc.-studieleder.

Trim og professionalisér mødekulturen på CBS!

Nobelpristageren i økonomi Joseph Stiglitz fortæller et sted om, hvordan han i frustration over lange, uproduktive og dårligt organiserede møder på sit universitet foreslog et ur anbragt i mødelokalet. I stedet for at måle tiden skulle det måle dollar-forbruget baseret på de tilstedeværendes timeløn. Det blev taget særdeles unådigt op af universitetsledelsen.

Vi mener ikke, at der på CBS skal gås til den type yderligheder, som Stiglitz foreslog--men vi mener, at vi har en udfordring med vores mødekultur på CBS. En stadig større del af vores arbejdsdag synes at blive fyldt ud med møder. Der er ingen møder uden et vist spild af tid, så der er en fare for at mødespild vokser. Problemet er meget konkret, for der er tale om ofte dyr spildtid. En mødetime for en ledergruppe på CBS kan således med 10 deltagere let komme over 5000 kr. målt på løn.

Det er klart, at mange møder er både nødvendige og værdiskabende. Men det kan sandelig også ske, at uigennemtænkte dagsordener, slap mødeledelse, dårligt forberedte mødedeltagere, etc. medfører reel spildtid og måske også forvirring og manglende afklaring, der nødvendiggør yderligere møder. Der kan også være tale om afledte omkostninger i form af demotiverede mødedeltagere.

Her er nogle symptomer på, hvad vi opfatter som en ikke helt velfungerende mødekultur:

  • Uklar dagsorden. Vi savner, at dagsordener på CBS i højere grad bygger på ret standard dagsordenspraksis. Det vil sige 1) angiver konkrete dagsordenspunkter (herunder om de er orienteringspunkt, diskussions, eller beslutningspunkter), 2) giver baggrunden for hvert punkt, 3) beskriver hvordan mødet skal diskutere punktet (hvem lægger op?), og 4) gerne angiver hvad udfaldet kan være. For ofte angives kun 1).
  • Halvhjertet forberedelse. Ofte indkaldes til møder, hvor problemstillinger tages op, uden at der foreligger en forudgående analyse af problemernes omfang og karakter, endsige et gennemarbejdet og forklaret forslag til deres løsning.
  • Vi bruger den tid der er. Møder hvor al den planlagte tid bruges – selvom dagsordenen reelt er debatteret færdig længe før.
  • Der er lang tid til. Et for optimistisk skøn over hvor megen tid forberedelse af mødet tager, betyder desværre ofte, at dagsordener fremsendes sent. Det samme gælder bilag, der i alt for høj grad rundsendes under selve mødet. Det giver sig selv, at ordentlig forberedelse og diskussion reelt så er umuliggjort.
  • Slatten mødeledelse. På mange møder kan man opleve en sekvens af deltagere, der beder om ordet blot for at tilkendegive enighed med en tidligere taler. En god mødeleder stopper det og henstiller til, at man kun beder om ordet, hvis man vil tilkendegive væsentlig uenighed. På samme måde kan nogle mødedeltagere få lov at fortabe sig i meget detaljerede og ligegyldige redegørelser, eller ren selvpromovering (eller institut-promovering).
  • Varer for længe. Det er vores oplevelse, at rigtig mange møder varer for længe. Det er meget få møder, der med ordentlig forberedelse, klar sagsfremlæggelse og fokuseret diskussion ikke kan klares på 45 minutter. Eller en halv time eller måske kun 15 minutter!
  • For høj mødefrekvens. Det sker, at der holdes møder, som det ikke er strengt nødvendigt at holde. Er der tale om at tilrettelægge arbejdsmøder hen over et år (fx i et studienævn), så lav et årshjul og hold møderne omkring de væsentligste opgaver (valgfag, studieordning, evalueringer m.m.). Hvis prioriteringerne ændres, så aflys eller udskyd mødet. Som enkeltperson kan du hjælpe kulturen på vej ved at afvise kalenderinvitationer til møder, som ikke er strengt nødvendige for dig personligt. Det vil desuden have den heldige sidegevinst, at antallet af personer, der så faktisk deltager i mødet, reduceres, hvorved der er stor chance for, at mødet bliver mere produktivt.
  • Vi må på internat. Internatsrutinen er stærkt indarbejdet i mange enheder, der tager på indtil flere årlige internater. Der er tale om en ofte meget dyr mødeform. Den kan være hensigtsmæssig, specielt når det handler om bevidst at løsrive medarbejderne fra CBS-dagligdagen. Men internatet har også det problem, at man er ”stuck”. Hvis man reelt ikke har indhold nok på dagsordenen, spilder man tiden.
  • Akronym-amok. Alle bureaukratier elsker akronymer, og CBS er ingen undtagelse. Det giver imidlertid mødedeltagere fornemmelsen af noget indforstået og fremmedgørende, når mødeindkaldelser (og referater) er plastret til med akronymer, som ikke alle kender. Så meget ekstra tid bruger man ikke på at skrive akronymer ud.

CBS er inden for de seneste par år slået ind på en ret konsekvent lean-politik, hvor administrative processer trimmes til fordel for hele organisationen. Men vores mødekultur er ikke i tilstrækkelig grad blevet trimmet og professionaliseret. Det er på tide at lade CBS’ ”møderitis” få en orn’lig gang Lean!