Misvisende mail hæmmer studerendes valgfagsmuligheder

Skrevet af Mia Mathilde HansenJannick Friis Christensen - Foto: Illustration Jørn Albertus - 10. september 2014 - 15:053 kommentarer
Teksten i e-mailen fra Studieadministrationen er ikke til at tage fejl af. Bemærk i øvrigt afsenderadressen, den skal vist også rettes i systemet.

En teknisk uforudsigelighed i STADS har medvirket til at knuse kandidatdrømme hos en række studerende. En misvisende mail indikerede fejlagtigt, at de studerende havde fået godkendt deres valgfag. Valgfagssekretariatet hjælper nu de ramte studerende, så godt de kan.

Misvisende e-mail er en om’er

”Tilmeldingen har status ’plads’. Du har fået en plads på et hold.”

Sådan lyder mailsvaret, når du tilmelder dig valgfag på CBS, og så skulle man jo tro, at det rent faktisk også er tilfældet – altså at man har fået en plads. Det er det imidlertid ikke for en række tredjeårs bachelorstuderende, som CBS OBSERVER har snakket med.

De var alle gået på sommerferie i den tro, at de var sikret plads på de valgfag, de havde søgt, og som de skulle bruge for at opfylde adgangskravende til deres drømmekandidatstudier.

Men selvom e-mailen fra studieadministrationen også informerer om, at de studerende er tilmeldt eksaminerne til de ansøgte fag, kan beskeden ikke tages for gode varer.

De studerende står nu tilbage med et beskedent, og for dem utilstrækkeligt, udvalg af valgfag i fjerde og sidste valgrunde.

Konsekvensen for to af dem bliver i værste fald, at de må udskyde deres uddannelser, fordi de - grundet fremdriftsreformen - skal ’supplere’ op i løbet af bacheloren, hvis de mangler specifikke fag, der er adgangsgivende til den kandidatuddannelse, de vil ind på.

Sekretariat kendte ikke til ordlyd i mail

Når situationen for de studerende er endt sådan, skyldes det, at det nye studieadministrative system STADS, som blev taget i brug i november sidste år, har sendt et autosvar ud til samtlige valgfagsansøgere om, at de har fået en plads på de hold, de har søgt.

Et svar som egentlig blot skal læses som en kvittering for, at ens ansøgning er registreret i systemet – ikke at pladsen er godkendt og tildelt. Men samtidig også en besked, som er misvisende i sin ordlyd, anderkender studiechef Rie Snekkerup.

- Vi er selv overrasket over mailen og har i studieadministrationen ikke set den præcise ordlyd før, siger Rie Snekkerup og beklager, hvis de studerende af den årsag er havnet i en kedelig situation. Og hun fortsætter:

- Vi har informeret via e-campus og på selve tilmeldingen, hvornår pladser blev tildelt, og at de studerende skulle tjekke deres tilmelding. Men når man får en mail med den ordlyd, kan jeg godt forstå forvirringen.

Dog tilføjer hun også, at der grundet CBS’ lodtrækningssystem ikke er nogen garantier i valgfagstilmeldingen for, at de studerende havde fået pladser på de ønskede fag, selv hvis autosvaret fra STADS havde været utvetydigt.

IT-afdelingen arbejder på en løsning

Niels Markvard, som er projektchef i IT-afdelingen, er enig med Rie Snekkerup i, at den automatiserede kvittering ved tilmelding til valgfag er uhensigtsmæssig.

Han fortæller, at CBS er den sidst ankomne i STADS-fællesskabet, som styres sammen med de øvrige 7universiteter i Danmark. Derfor kan det godt gå lidt trægt, når der skal laves ændringer i systemet, da alle parter nemlig skal være enige om eventuelle justeringer.

- STADS er et databehandlingssystem. Det er ikke særligt sexet, men det er helt klart et bedre system, end det vi havde før, forklarer Niels Markvard og uddyber:

- Vi arbejder også allerede på at modificere den kvitteringsmail, de studerende får ved valgfagstilmelding, så der kommer til at stå ’under behandling’, i stedet for ’du har fået en plads på et hold’.

Studerende kan blive forsinket i uddannelsen

Blandt de ramte studerende er Morten Bruun, som læser HA(kom.). Han kunne godt tænke sig at fortsætte sine studier på en anden cand.merc.-uddannelse, end den han har som naturlig overbygning.

Men fordi politikerne med fremdriftsreformen har fjernet muligheden for, at studerende kan supplere deres bachelor med ekstrafag, er han tvunget til at tage finansiering og statistik som valgfag, det vil sige som en del af hans bachelor, for at holde flest muligheder åbne.

Morten Bruun er kommet ind på finansiering, men fik ikke tildelt nogen plads på det søgte statistikhold på trods af, at han altså kan fremvise en mail, der umiddelbart antyder noget andet.

- Det frustrer mig. Der er jo flere statistikhold, men de er alle sammen optaget nu. Havde jeg bare vidst tidligere, at jeg ikke havde fået plads på holdet, havde jeg kunne prøve lykken allerede i anden ansøgningsrunde, siger Morten Bruun.

Han må nu vente og se, om en anden studerende hopper fra, så der bliver frigivet en plads.

Overvejer helt at droppe ud

Alternativet for Morten Bruun er, som han forklarer, at tage valgfaget til næste år eller helt at undlade at tage noget og så melde sig til sommerskole.

- Konsekvensen er jo, at jeg bliver forsinket i mine studier, og det er vel næppe fremdrift, fortæller han og tilføjer:

- Jeg overvejer faktisk helt at droppe ud og tage HA(almen), for så har jeg retskrav på de kandidater, jeg gerne vil ind på.

Sekretariatsleder hjælper hvor hun kan

Sekretariatslederen i valgfagssekretariatet, Benedikte Dilling-Hansen, informerer om, at de fleste hold er lukket for tilmelding på grund af stor efterspørgsel. Hun kan derfor ikke imødekomme alle studerendes ønsker, men lover at gøre sit ypperste for at hjælpe, hvor hun kan.

Dét er kommet yderligere en berørt studerende til gavn, der på dispensation helt ekstraordinært har fået en plads på det fag, som vedkommende ellers tidligere ikke var blevet tildelt.

Ifølge sekretariatslederen er skaden dog begrænset, idet mange af de studerende, der har søgt et valgfag, har tjekket deres tilmelding i selvbetjeningssystemet, som der står, at man skal gøre, på e-campus. De har efterfølgende enten henvendt sig til valgfagssekretariatet eller søgt andre fag i 2. og 3. tilmeldingsrunde.

Udfordringen for Morten Bruun og andre studerende i en lignende situation er, at de hver især har skullet bruge valgfagene for at kvalificere sig til at komme ind på deres ønskede overbygninger.

De studerendes sager besværliggøres yderligere af fremdriftsreformen, fordi de ikke længere må tage suppleringsfag for at komme ind på drømmekandidaten.

Den problemstilling har man øje for i studieadministrationen. De arbejder derfor på højtryk for at få en løsningsmodel på benene, hvor man kan blive betinget optaget på kandidaten for derefter at supplere op til 15 ECTS point inden for de fagområder, man måtte mangle.

Studerende efterlyser bedre information

Selvom der måtte komme en løsning på den dårligt formulerede kvitteringsmail, efterlyser en anden HA(kom.)-studerende, Emil Djernes, stadig en konsekvens for CBS’ ledelse.

- Hvordan kan CBS undervise i administration og kommunikation og så samtidig selv være så grotesk dårlig til det, spørger han og fortsætter:

- Jeg savner generelt at blive informeret om vigtige ting og sager, som jeg som studerende skal forholde mig til. Det kan umuligt kræve meget af valgfagssekretariatet at sende en mail om, at det eksempelvis er på STADS, man skal tjekke sine valgfagstilmeldinger.

For hverken Emil Djernes eller Morten Bruun, er der fundet nogen holdbar løsning. De har begge obligatorisk praktik i efterårssemesteret, og derfor er deres muligheder begrænsede.

De satser begge på at ’vinde’ i lodtrækningen om en plads på et statistikhold på CBS’ sommerskole ISUP – såfremt der udbydes et til næste år.

Kommentarer

Det er endnu at eksempel på konsekvenser af en ikke gennemtænkt "fradrivelsesreform" og den læring for organisationer (som CBS) , at (IT) systemer er nogle gange ikke løsningen på udfordringerne (problemer), men nogen gange del af udfordringen (problemet).
Og så en lille detalje: obligatorisk praktik på 3 måneder ligger i HA (kom.)s studieordning i forårssemestret.
Og så håber jeg at CBS kan finde/ skabe plads på de passende valgfag for de studerende, som måtte være kommet i klemme pga kommunikation- eller systemfejl. Det vil i hvert fald være en professionel måde for en organisation som CBS at reagere på den slags "issue" (i hvert fald ifm. CBS CSR politik og god ledelse samt det vi underviser og forsker i).

7-9-13! khp (Studieleder HA (kom.) / Cand. merc. (kom.)

Hvad synes du?

Og så vil jeg gerne købe en vokal (e) og tilbyder et a i stedet for ;-)

Hvad synes du?

Jeg selv og flere af mine studiekammerater har også været "offer" for det nye STADS. Udover det er usexet som ind i helvede, er interaktionen på ingen vis intuitiv og den feedback man får, samt den hjælp der er at hente er ubrugelig.

Det forekommer mig også en kende perverst at man undskylder den graverende fejl med "vi har ikke set mailen før" og "vi kom sent ind i samarbejdet" da det på ingen vis retfærdiggører udfaldet. Der tegner sig et klart billede af at man er gået med i det her samarbejde med hovedet under armen, og efterfølgende ikke har gjort sit arbejde (overhovedet). Det oser af amatør og dårligdom!

Personligt rejste jeg flaget overfor administrationen (via mail), og CBS Student hub; her bliver man mødt af en medarbejder der står med sine blanke øjne og prøver at overbevise at "jamen den tekst giver rigtig god mening". Da jeg uforstående spurgte indtil hvorfor der stod jeg havde fået plads, men at det i realiteten ikke var tilfældet og jeg ikke havde fået en mail hvori der stor "du har ikke fået plads, skynd dig ind og vælg et nyt kursus", fik jeg standardsmørren: "Det er den studerendes eget ansvar."

Det kan simpelthen ikke være rigtigt at CBS (antageligvis) har kastet en formue efter skod-systemet STADS, at de fuldstændig undlader at konfigurere og teste systemet, at det "nye smarte system" ikke engang kan sende notifikationer til de studerende, og at CBS tilmed har den frækhed at sige "Det er dit ansvar" når det tydeligvis er CBS der har fejlet med bravour. Det forekommer mig ganske enkelt groteskt og perverst!

Jeg vil på det kraftigste opfordre CBS til at få styr på deres IT og deres administration der sejler for vildt. De skal ikke gøre det for min skyld - jeg er færdig lige om lidt - men for alle de andre studerende og alle de kommende der overvejer at søge ind på CBS.

Hvad synes du?