Ommøbleret studieadministration skal være til gavn for de studerende

Skrevet af Kristina Jørvad - 6. maj 2011 - 13:120 kommentarer

CBS’ studieadministration, som de studerende kender den nu med sine mange sekretariater og lokaliteter, skal møbleres om. Siden semesterstart er der arbejdet flittigt på en ny organisering, og ifølge planen vil indsatsen blandt andet munde ud i, at der til oktober bliver åbnet en One Point Entry studiebutik. Præcist hvordan er der én projektgruppe, der arbejder med. Sideløbende bliver der i en anden gruppe arbejdet på at afdække, hvordan de bagvedliggende studieadministrative opgaver, der ikke hører under OPE-studiebutikkens kontaktflade til de studerende, skal organiseres.

One Point Entry studieadministration – et ’must do initiative’
Da CBS’ Business in Society-strategi blev lanceret sidste år, rummede den en etablering af et One Point Entry (OPE) i CBS’ studieadministration. OPE skal efter hensigten fungere som CBS’ studieadministrations front office ud mod de studerende – og det overordnede koncept styrer primært mod at optimere CBS’ service over for de studerende som helhed og sikring den korrekte servicering (eller om nødvendigt videre henvisning) af den enkelte studerende i første hug .

Det kan man læse om på CBS’ intranet, CBSshare, som alle medarbejdere på CBS har adgang til. Her kan man finde en mængde materiale samlet under navnet ’Fremtidens studieadministration’ – og blandt andet læse, at en arbejdsgruppe siden 1. februar har arbejdet på og analyseret sig frem til en model for One Point Entry. Resultaterne af dette arbejde skal så sendes i skriftlig høring den 23. maj og vil danne grundlaget for den endelige beslutning om One Point Entrys udformning.

Lovende Kommissorium – bedre og ensartet service
Det fremgår af det kommissorium, som arbejdet med One Point Entry bygger på, at de studerendes kontaktflade til CBS’ studieadministration skal forenkles. Der bliver blandt andet arbejdet med et princip om straksafklaring af de studerendes problemer – i andre ord at den enkelte studerende i fremtiden kan få løst sit problem ved kun én henvendelse. Det er også sigtet at skabe en vidensproducerende platform i mødet mellem den studerende og administrationen, der samtidig også skal virke som garant for ensartet servicering af alle studerende.

Med det store forbehold at OPE-arbejdsgruppen på ingen måde er færdig med sit arbejde, og at der ikke er besluttet noget endnu, så skal det ud fra kommissoriet at dømme være slut med, at uheldige studerende sendes rundt mellem bygningerne og sekretariaterne fra for eksempel en sekretær i studieadministrationen via valgfagssekretariatet til en linje- eller fagsekretær på et institut. En ensartet servicering vil ligeledes medføre, at det skal være slut med, at studerende på én studieretning får lov til ting som andre på en anden ikke får lov til.

Opgaverne bag kulisserne – nyt Back Office i støbeskeen
Men hvad med studerende, der kommer med et problem, der ikke kan løses her og nu? Eller med en sag, der skal gås i dybden med? Ikke alle opgaver vil kunne løses bedst i skranken i en One Point Entry-butik.

Som en pendant til tilbuddet om One Point Entry arbejdes der i en anden arbejdsgruppe i studieadministrationen – BO-arbejdsgruppen – parallelt med at udvikle en Back Office-model, der skal håndtere arbejdet med studieøkonomi, sager relateret til studienævnene med videre og eventuelt den tungere sagsbehandling (eventuelt, fordi der også kan tænkes modeller, hvor tungere sagsbehandling faktisk kan håndteres i OPE-butikken).

Grænsefladerne mellem de to – OPE-butikken og Back Office – skal nemlig trækkes klart op og dissekeres. Man kan på CBSshare for eksempel læse, at BO-arbejdsgruppen arbejder med afsæt i en række organiseringsprincipper frem mod at aflevere en vifte af forslag til den fremtidige organisering.

Følsomt emne til debat på stor fælles workshop
Det pågående arbejde er komplekst og kræver et stort analysearbejde. Det kræver også, at interessenterne bliver inddraget, hvorfor de studerende – som omorganiseringen af studieadministrationen er rettet med at sikre en bedre servicering af – da også er blevet inddraget både via deres studienævn og gennem fokusgruppeinterviews foretaget gennem december 2010.

Studieadministrationens medarbejdere er selvfølgelig også blevet hørt undervejs i processen, der har budt på både orienteringsmøder og workshops. Den endelig organisering vil nemlig berøre varetagelsen af den daglige opgaveportefølje for mange medarbejdere i student services og studieadministrationen, hvilket er med til at gøre emnet følsomt på det personlige plan.

Derfor er der også stor tilslutning til en afsluttende workshop for Back Office arbejdsgruppen, der bliver afholdt i Sidevognen i Dalgas Have på næste onsdag den 11. maj. Her har BO-arbejdsgruppe inviteret medarbejderne til at se de konkrete forslag til omorganiseringen og eventuelt bidrage til at påvirke processen en sidste gang, inden deadline for den på mandag den 23. maj.

Info 

Uddrag fra OPE- og BO-arbejdsgruppernes kommissorium

Formål med One Point Entry
Formålet med etablering af en One Point Entry (OPE) i studieadministrationen er:

  • At forenkle de studerendes mulighed for kontakt med studieadministrationen og dens mange afdelinger i form af etablering af en samlet indgang til studieadministrationen
  • At forbedre de studerendes mulighed for straksafklaring, fx for at få svar på deres spørgsmål ved første henvendelse
  • At sikre et ensartet informationsniveau og en ensartet kommunikation mellem de studerende og den samlede studieadministration
  • At etablere dels en vidensproducerende platform om studerende og deres behov i relation til interaktion med, dels en kompetenceudviklende platform for studieadministrationens front office funktioner og de medarbejdere der bemander denne.


Uddybning
De studerende er i centrum ved etablering af OPE. Udover betydning for den fysiske placering af OPE betyder det også, at funktionsvaretagelsen og organiseringen af arbejdsopgaverne må tage udgangspunkt i de studerendes forskellige behov for afklaringer i relation til deres studie og studieliv… (NB: kort uddrag, red.)