Sådan undgår du, at din eksamen forsvinder i cyberspace

Skrevet af Jannick Friis ChristensenMia Mathilde Hansen - Foto: Mia Mathilde Hansen - 31. januar 2014 - 11:320 kommentarer
Der var den pokkers eksamensaflevering jo. Godt man går med både livrem og seler! (Modelfoto.)

CBS OBSERVER bragte for et par uger siden en historie om en CBS-studerende, som kom i klemme i systemet grundet en teknisk fejl ved en digital eksamen. Vil du være helt sikker på ikke selv at stå i samme situation, er her en guide og gode råd fra IT-kyndige hoveder på campus. Livrem og seler!

Teknisk fejl fik alligevel ikke konsekvenser
For fjorten dage siden brage OBSERVER historien om studerende Chris Lundshøj, som grundet en teknisk fejl i CBS’ nye e-afleveringssystem, der havde slugt hans eksamensopgave, i første omgang havde fået en dumpekarakter og derfor skulle gå til en såkaldt afløsningsprøve.

I mellemtiden har Legal Services givet den studerende medhold i sagen, så hans originale eksamensbesvarelse nu bedømmes på lige fod med hans medstuderendes.

Samtidig oplyser IT-afdelingen, der står bag implementeringen af den elektroniske afleveringsplatform på Learn, at den bug, der i Chris Lundshøjs tilfælde forårsagede den tekniske fejl, forhåbentligt er aflivet.

Det skulle nu være i orden med seneste opdatering til e-afleveringssystemet, hvor der er tilført et ekstra bagvedliggende tjek, når en aflevering uploades.

IT-sagkyndig: altid lille risiko for fejl
Programchef for Studie og Læring i IT-afdelingen, Martin Tong, anerkender, at der har været børnesygdomme undervejs siden lanceringen af e-afleveringssystemet – først som pilot på CBS’ HD uddannelse og daguddannelser ved årsskiftet 2012/2013 og siden mere massivt på for eksempel ISUP i sommeren 2013.

Holdt op imod det faktum, at der indtil nu er blevet afholdt over 16.000 skriftlige eksaminer elektronisk, er antallet af fejl dog ikke alarmerende. Men ligesom med alt andet software skal afleveringssystemet opdateres med jævne mellemrum, og IT-afdelingen arbejder desuden på løbende at lave forbedringer baseret på brugerfeedback.

Martin Tong påpeger dog, at der altid vil være en lille risiko for, at der kan opstå fejl, men at man som studerende selv kan gøre en hel del for at holde risikoen nede på et absolut minimum.

Ifølge Martin Tong kan man helt konkret sikre sig, at en opgave er uploadet korrekt. Det gør man ved at klikke ’continue’ på kvitteringssiden efter at have trykket ’submit’ (se screendump via linket, red.). Så kan man downloade opgaven via det generede link.

Kan opgaven imidlertid ikke downloades, er den selvsagt ikke uploadet korrekt – heller ikke selv om man har modtaget en kvittering!

Sekretariatsleder: også de studerendes eget ansvar
René Skaanning Jakobsen, som er sekretariatsleder for Bachelorsekretariatet, er enig med Martin Tong i, at det elektroniske afleveringssystem ikke er 100 % fejlfrit.

Han påpeger også, at de studerende selv har et ansvar for at sætte sig ind i systemet og procedurerne for især de skriftlige stedprøver – noget langt de fleste da også gør.

- Man bør, ud over at kende procedurerne, som minimum sørge for at læse quick-guiden, som man finder ved hver computer i eksamenshallen på Amager, grundigt igennem, fortæller René Skaanning Jakobsen og tilføjer:

- Til stedprøverne bør man også løbende gemme sin opgave på det lokale C-drev og på sit eget S-drev i de tilfælde, hvor der er adgang til det. Så har man en sikkerhedskopi.

Man er selv sin egen bedste forsikring
René Skaanning Jakobsen understreger desuden, at alle studerende bør sikre sig, at de er kursustilmeldte, da de ellers ikke vil fremgå af eksamenslisterne grundet overgangen til det nye studieadministrationssystem STADS.

Dette gøres ved, at man sikrer sig, at man – ud over synlig eksamenstilmelding på E-campus – også har adgang til eksamensfolderen under Learn Exam på forsiden af Learn. Det er nemlig endnu ikke er synkroniseret med eksamensportalen, men det arbejdes der hårdt på til forårets og sommerens eksaminer.

- Vi har oplevet, at enkelte eksaminanders navne ikke har været på eksamenslisterne. Det problem kan vi heldigvis afhjælpe, inden eksamen begynder, men det er klart lettere, hvis der er styr på det fra start, forklarer sekretariatslederen.

Nyt tværuniversitært system på vej
Selv om elektronisk aflevering via Learn kun har eksisteret i et år, har CBS allerede indgået en aftale om dets afløser.

CBS har nemlig i samarbejde med KU, RUC, Aarhus Universitet (AU) og Aalborg Universitet (AAU) fundet en leverandør, der frem til sommeren 2015 skal indfase et nyt digitalt eksamenssystem. Det kan man læse mere om her.

- Vi har hele tiden vidst, at Learn nok ikke holder fem år frem i tiden, men vi holder liv i det, indtil det tværuniversitære system er fuldt indfaset, fortæller Renée Skaanning Jakobsen.

Sekretariatslederen forklarer videre, at der er penge at spare ved, at de 5 af landets 8 universiteter er gået sammen om en fælles løsning, og at den nye digitale løsning vil være eksamensmodulet på Learn overlegent.

- Vi har på CBS lavet os en Fiat. Med det nye system håber vi på noget, der minder om en Rolls Royce, konkluderer René Skaanning Jakobsen.

Info 

Livrem og seler ved elektronisk aflevering

Tager du følgende 5 forholdsregler, når du er til en elektronisk eksamen, har du ifølge IT-sagkyndige Martin Tong gjort dit for, at eksamen afvikles uden tekniske vanskeligheder.

1: Tjek den studieadministrative regelsamling (SAR)
Via E-campus finder du på SAR regler og procedurer for den pågældende eksamen – herunder for dokumentation.

Her finder man ’Regler for skriftlige stedprøver på CBS, herunder regler for elektroniske hjælpemidler’ samt ’Huskeliste vedr. PC-eksamener’.

2: Tjek om du er tilmeldt eksamen på e-campus! 
Når det er en elektronisk eksamen, skal du også sikre dig, at du har adgang til portalen for den pågældende eksamen via Learn. Det tjekker du helt konkret i Learn ved at klikke dig ind på eksamensmappen, der er tilknyttet kurset, du skal til eksamen i. Du bør også kunne se din(e) eksaminer under Learn Exam på forsiden af Learn

3: Bliv dus med det elektroniske afleveringssystem! 
Du kan afprøve afleveringssystemet på Learn. Det gør du på det test-site, som der nu er adgang til fra forsiden af Learn. Her kan du også finde diverse vejledninger, Q/A og stille spørgsmål direkte til Projektgruppen.

Vær dog opmærksom på at du til eksamen ikke kommer til at uploade din eksamensopgave i testmappen – så kan bedømmerne nemlig ikke komme til din besvarelse.

4: Læs vejledningen!
Læs den vejledning igennem, som dit studiesekretariat sender ud forud for eksamen, grundigt!

5: Der er IT-support - både ude og hjemme!
Kontakt IT-supporten, hvis du har brug for hjælp ved en stedprøve!

Ved en hjemmeopgave kan du ringe til IT-supporten, som altid er bekendt med igangværende eksaminer.

Det var livremmen – her kommer så selerne:

1: Tag sikkerhedskopier!
Er du til en stedprøve, bør du altid løbende gemme din opgave på det lokale C-drev, som du også har adgang til, selv om internetforbindelsen skulle ryge. Har du adgang til dit eget S-drev, er det en god idé også gemme en sikkerhedskopi dér.

2: Brug kun stabile forbindelser!
Hvis du har en hjemmeopgave og uploader fra din egen computer, bør du sørge for at gøre det via en stabil internetforbindelse. Ellers kan der forekomme komplikationer, som gør, at din opgave ikke uploades ordentligt.

3: Hold øje med deadline!
Vær opmærksom på, at når du sidder med en hjemmeprøve, så lukker e-afleveringsportalen på klokkeslet ved det angivne tidspunkt (dansk tid). Ved en stedprøve er der, ligesom ved de håndskrevne, tid efter eksamenens afslutning til at gemme og aflevere det endelige resultat.

4: Tjek! Tjek! Tjek!
Check en sidste gang, om du nu også fik din besvarelse uploadet korrekt. Det gør man son tidligere nævnt ved at klikke 'continue' på kvitteringssiden, efter at have trykket 'submit'. Så kan man downloade opgaven via det generede link.

Kan man ikke downloade besvarelsen, er den ikke uploadet korrekt – heller ikke selv om man har modtaget en kvittering!