Sommervarmen skruet op for studieadministration

Skrevet af Bjørn Hyldkrog - Foto: Thepoo - Dreamstime - 10. juni 2014 - 15:210 kommentarer
STADS har gennem det første halve år i drift på CBS budt dem på alt for mange udfald, lange svartider og deciderede nedbrud – alt dette oveni at Admission Office har været under oplæring og i det hele taget skulle sætte sig ind i det nye system.

Universiteternes fælles studieadministrative system, STADS, lider under børnesygdomme. Det rammer især CBS, der først gik over til det fra skolens eget system, SPARC, sidst i 2013, hårdt – men der gøres alt for, at de studerende ikke mærker til det.

Varsel: Stor efterbehandling af ansøgninger i år

CBS’ IT-chef Kirsten Winther og studiechef Rie Snekkerup varslede sidst i maj om, at der var risiko for en større efterbehandling af ansøgninger for årets bacheloroptag, end der normalt vil være.  Det skyldes, at STADS gennem det første halve år, hvor CBS har haft det i brug, har haft mange driftsforstyrrelser.

Dette har skabt problemer for både studerende og medarbejdere. For de studerende gjaldt dette især, da STADS gik ned i forbindelse med deres tilmelding til valgfag den 19. maj. Valgfagssekretariatet endte med at måtte give de studerende 48 timers udsættelse.

- Det giver så en kaskade-effekt. Får studienævnene ikke valgfagstilmeldingerne til tiden, har de ikke de tal, der gør dem i stand til at melde ud om, hvilke valgfag der bliver oprettet, og så risikerer de studerende at få forsinkede tilbagemeldinger, forklarer studiechef Rie Snekkerup og fortsætter:

- Så der blev løbet stærkt i studienævnene. Det ramte især cand.merc. studienævnet, hvorfra der udbydes over 100 valgfag, rigtig hårdt – de var rigtig pressede. Der var frustrationer og forvirring omkring STADS’ nedbrud, men det ramte ikke de studerende så hårdt – i hvert fald ikke tilnærmelsesvist så hårdt som det ramte medarbejderne.

Problemerne går mest ud over medarbejderne

Det er især CBS’ medarbejdere i Studieadministrationen – og på institutterne – der har mærket til driftsforstyrrelserne.

STADS har gennem det første halve år i drift på CBS budt dem på alt for mange udfald, lange svartider og deciderede nedbrud – alt dette oveni at de har været under oplæring og i det hele taget skulle sætte sig ind i det nye system.

CBS’ Admission Office har været særligt udsat og måtte knokle ekstra hårdt på, fordi de tekniske problemer gjorde, at sagsbehandlingen af kvote 2-ansøgere blev meget forsinket.

- Det gav os en måneds forsinkelse i behandlingen af kvote 2-ansøgninger, som medarbejderne i Admissions først lige har fået indhentet nu. Det har ikke været uden omkostninger, fortæller Rie Snekkerup.

Opnormeret Admissions på sommer-over-arbejde

Med kvote 1-ansøgningerne lige på den anden side af horisonten den 5. juli besluttede man i direktionen og med CBS’ studieadministration, at man måtte gøre noget mere proaktivt end blot at krydse fingre:

- Der er blevet ansat 4 nye medarbejdere i tidsbegrænsede stillinger, og vi har lige fået ’carte blanche’ til at udføre, hvad der måtte være nødvendigt af overarbejde hen over sommeren i Admissions Office, fortæller Rie Snekkerup.

Nok vil studiechefen ikke krydse fingre, men i perioden 5.-14. juli udtrykker hun, at der bare ikke MÅ være nedbrud. Så vil CBS nemlig få meget svært ved at aflevere svar til de kommende studerende den 29. juli.

- Vi har kriseplan på plads, og vi tager for givet, at vi bliver udsat for langt flere fejl, som vi må følge op på, end sædvanligt. Så ressourcerne og tiden til den ekstra sagsbehandling er på plads, og vi vil hurtigt kunne kontakte potentielle studerende uanset, hvor i verden de befinder sig, fortæller Rie Snekkerup.

Dette sideløbende med et beredskab, der skal sikre klar kommunikation på Facebook, på mail, over telefon og i de to HUB’s, så CBS er klar til at håndtere de udfordringer, der måtte opstå.

CBS ikke alene, blot hårdest ramt

Det er ikke kun CBS, STADS’ driftsforstyrrelser og nedbrud er gået ud over.  Alle universiteterne havde problemer i forbindelse med kvote 2-ansøgningerne, som skyldes nogle systemmæssige sammenhænge mellem optagelse.dk og STADS. Derfor er alle systemer under skarp overvågning gennem sommerens optag.

- Men CBS, der både skal døje med alle de børnesygdomme, der er, når man tager et nyt system i brug, og skal sætte sig ind i alle de både nye og – især – manglende funktioner i forhold til, hvad man kunne med det gamle system oven i er ramt i særklasse, pointerer Rie Snekkerup, der gerne vil levere en cadeau:

Studiechefen vil meget gerne takke de mange gode kollegaer, der har kæmpet og kæmper en brav kamp for at lære systemet at kende og få styr på det med tests, med procesbeskrivelser, med omstillingsparathed og med energi til at finde løsninger på akut opståede sager.

- Alt det er med til at sørge for, at de studerende blev mest muligt fri for konsekvenser gennem foråret, og det er de medarbejdere, der skal holde fanen højt her gennem sommeren. De gør det altså rigtig godt, fastslår Rie Snekkerup.