Sort uheld ved studiestart

Skrevet af Trine Madsen - Foto: Niels Poulsen - 8. oktober 2008 - 9:000 kommentarer
Professor: Det giver et lige godt første indtryk hvert eneste år! Hermes: Arh? I år har vi vist overgået os selv!
Skemaplanlægningen blev forsinket tre-fire uger ved semesterstart. De studerende kunne først hente deres skemaer lige efter semesterstart i uge 36, og de klager over rod i lokaleplanlægningen. Årsagen var et teknisk sammenbrud i lokaleallokeringssystemet. Nu arbejdes der på højtryk for at sikre, at sådan noget ikke sker igen

De to eneste eksperter i CBS' lokaleallokeringssystem forlod CBS IT hen over sommeren. Samtidig skiftede de to mest erfarne i lokaleadministrationen job internt på CBS. Det skulle vise sig at være skæbnesvangert for semesterets skemaplanlægning. Der skete nemlig et sort teknisk uheld, som ingen kunne forudse.
CBS' lokaleallokeringssystem, der styrer formidlingen af skemalægning og fordelingen af undervisningslokaler, blev efter en strømafbrydelse på én gang ramt af servernedbrud og databackup, der ikke kunne læses ind igen. Og da systemet kom op at køre igen, stod de berørte afdelinger på CBS uden erfarne medarbejdere til at løse problemerne hurtigt.
- Hovedårsagen var et teknisk uheld af dimensioner, vi ikke har set før. Derudover har det været en kombination af mangel på erfarne medarbejdere, hvorfor kommunikationen ikke har fungeret optimalt, fastslår CBS' IT-chef Annie Stahel.

En kompliceret opgave
- Omstændig­hederne omkring årets skemaplanlægning var så uheldige, som de kunne være. Det er vigtigt at fastslå, at skemaplanlægning er en opgave, som vi tager utrolig seriøst hvert eneste semester - det er vi simpelthen nødt til, understreger Annette Juhl Hansen, der som studiechef er ansvarlig for CBS' Lokaleadministration.
CBS' skemaplanlægning forudsætter, at adskilte enheder arbejder meget tæt sammen med mange deadlines gennem hele året. Der sidder en skemaplanlægger for hvert eneste studie, der har til opgave at få koordineret et væld af fag og undervisere, og studienævnssekretærerne understreger over én kam, at processen kræver, at alle overholder deres deadlines. Sidste år blev der endda sendt et brev ud til studielederne fra uddannelsesdekanen, der manede til, at man understøttede overholdelsen af deadlines i forbindelse med skemalægning og påpegede, at det var vigtigt for sekretærerne med ledelsesmæssig opbakning til denne overholdelse.
- Vi har nu sat gang i et analysearbejde, der gerne skulle munde ud i en yderligere finpudsning af tidsplanen for skemaplanlægningen. Vi skal have så meget tid til rådighed som muligt, fremhæver Annette Juhl Hansen.

Teknisk uheld, vi...
Syllabus er det lokaleallokeringssystem, der uden problemer har kørt i flere år på CBS. Det bruges desuden flere steder i Danmark og i udlandet, så systemet i sig selv fejler intet. Det gør Murphy's lov desværre heller ikke.
I år blev hele skemalægningsprocessen forsinket i tre-fire uger. Selv om den strømafbrydelse, der gjorde, at Syllabus skulle lukke ned, var så godt planlagt, som det kunne være, kom systemet ikke op at køre igen bagefter. Som resultat gik store mængder data tabt.
- Strøm­afbrydelsen den 23. juni skyldes blandt andet, at vi skulle udføre en nødvendig omlægning i serverrummene på grund af problemer med varmeudvikling. Nødstrøms­anlægget skulle flyttes ned i kælderen, så maskinerne kunne køre bedre. Det betød at alle servere blev lukket ned, og nogle af dem kunne ikke starte op igen, forklarer Annie Stahel om de tekniske detaljer bag uheldet og fortsætter:
- Det gik blandt andet ud over Syllabus-systemet. Det virkelig uheldige med Syllabus, som ingen kunne forudse, var, at genskabelsen af systemdata ud fra vores backup heller ikke lykkedes. Det betød, at Syllabus-systemet maskinmæssigt var nede i tre uger.
Serien af uheldige omstændigheder fortsatte. Da systemet endelig kom op igen, og skemaerne var lagt i, virkede funktionen "vis skema" på e-campus ifølge Annette Juhl Hansen og Kombisekretariatet oveni købet heller ikke.

Den årlige udfordring
Et er det uheldige systemnedbrud. Noget andet er, at der er problemer ved skemaplanlægningen hvert eneste år, der ikke har noget med systemet at gøre. Et af de helt basale årsager er undervisernes egne ønsker til, hvor og hvornår deres undervisning skal placeres:
- Mange ønsker klumper sig sammen, fordi de fleste vil have de bedste lokaler mellem 9.50 og 13.30, påpeger Allan Stockfleth Olsen, tidligere medarbejder i Lokaleadministrationen.
De ønsker er der ikke lokaler nok til at opfylde om efteråret, og der er slet ikke store lokaler nok. Der findes kun ni lokaler på CBS, hvor der er plads til 145 personer og derover. Det er derfor, CBS er nødsaget til at leje sig ind i blandt andet Falkoner Bio og på Teknisk Skole. Og manglen på store lokaler betyder, at processen bliver langtrukken:
- Det kræver megen efterfølgende justering, hvis større lokaler bliver ledige til de hold, der havde fået et for lille lokale tildelt fra starten. Selv om studierne faktisk var rigtig gode til at overholde deres deadline i år, blev alt det tidskrævende opfølgningsarbejde skubbet i tre-fire uger, fordi semesterets data ikke kom med over i systemet efter strømafbrydelsen, pointerer Allan Stockfleth Olsen og understreger, at de fleste ændringer i skemaerne sker efter lokalerne er allokerede, og at der er mange løse ender, der skal følges op på, når studierne sender deres ændringer retur.
- Normalt har vi mere tid til det. Men der var rigtig mange ændringer og lokaleomlægninger i år. Mængden i kombination med tidspresset gjorde det så ekstra svært at få taget højde for forhold som gåafstanden mellem bygningerne og lignende i år, fortæller Allan Stockfleth Olsen og forklarer:
- Systemet tager nemlig kun højde for gåafstand, når hele skemaet tastes ind - ikke når der senere foretages ændringer i skemaerne. Det skal der følges op på manuelt.

Opbemanding
Det sidste, studiechef Anette Juhl Hansen, studiesekretærerne og CBS IT ønsker at opleve, er at komme til at stå i en lignende situation igen. Derfor har de nu iværksat en handlingsplan, der skal sikre et bedre forløb fremover:
- Der kommer en opbemanding i CBS IT, så vi altid har tre IT-medarbejdere med forstand på Syllabus. Vi får også lavet en bedre supportaftale med systemleverandøren i England, og sammen med deres folk gennemfører vi et tjek af hele systemet og får forbedret serveropsætningen. Endelig laver vi et teknisk og administrativt kursusforløb for både IT- og lokaleadministrationsmedarbejderne, forklarer Annie Stahel, der forventer, at det vil sikre CBS fremover.
Der er desuden blevet nedsat en semesterstartsgruppe, der består af repræsentanter fra Studieadministrationen, CBS IT og Lokaleadministrationen. Denne gruppe skal indsamle dokumentation, beskrive studieforløb og arbejdsprocesser, arbejde med koordinering mellem systemer og afdelinger samt optimere den interne kommunikation.

Info 

Et omstændeligt forløb

Skemaplanlægningen er et samspil mellem flere afdelinger og medarbejdergrupper på CBS. Her er et uddrag af proceduren for skemaplanlægningen for efterårssemestret, som den ser ud i Kombisekretariatet:

Uge 7-14 Studiesekretariaterne forbereder udetaljerede ugeskemaer, som de fagansvarlige godkender.
Uge 14 Studiesekretariatet sender besked til de fagansvarlige undervisere om deadline for navne på undervisere og tidsønsker til efterårssemestrets detaljerede skema.
Uge 16 Deadline for de fagansvarliges tidsønsker og navne på undervisere.
Uge 16-20 Studiesekretariaterne planlægger et detaljeret skema for hele semestret.
Uge 20 Det detaljerede skema sendes til alle undervisere for endelig godkendelse.
Uge 21 Undervisernes deadline for godkendelse eller kommentarer til skemaet.
Uge 22-25 Studiesekretariaterne foretager rettelser til det detaljerede skema.
Uge 25 Studiesekretariaterne bestiller lokaler i lokaleallokeringssystemet Syllabus. Studiesekretærene logger på systemet og indtaster ønsker i et elektronisk skema. Efter deadline lukker systemet, og data importeres til kernesystemet.
Uge 26 23. juni i år sker strømafbrydelsen. Der sker et systemnedbrud, og al data går tabt. Systemet er nede i tre uger.
Primo august Studiesekretariaterne modtager lokaletildelinger fra lokaleadministrationen. Lokaletildelingerne tjekkes igennem for fejl og mangler af studieadministrationen, der kontakter lokaleadministrationen, hvis noget skal ændres.
Medio august De endelige fagskemaer kan trækkes i Syllabus. Studiesekretariaterne sender skemaerne til alle undervisere og giver de studerende besked om, at deres skemaer kan hentes via "vis skema" på e-campus.
Ultimo august I august i år går "vis skema" ned på e-campus. De studerende kan derfor først hente skemaer i uge 36 - første uge i september.