Studieadministrativt systemskifte på vej igen-igen?

Skrevet af Anders Dalhoff - Foto: Niels Poulsen - 16. maj 2011 - 11:330 kommentarer
For kun fire år siden gik CBS gennem et problematisk studieadministrativt it-systemskifte til SPARC - nu overvejer man at gå ind i samarbejdet om det studieadministrative system, der efterhånden bruges på alle de andre universiteter.

CBS er muligvis på vej til at udskifte sit egenudviklede studieadministrative it-system, SPARC efter kun fire år i drift. I stedet overvejer man at gå over til at bruge det tværuniversitære studieadministrative system STADS, der – efter Københavns Universitet og Aarhus Universitet for nylig sluttede sig til det – nu anvendes på alle andre universiteter end CBS.

Muligt skift fra hjemmeudviklede SPARC til tværuniversitære STADS
CBS’ nuværende studieadministrative system, SPARC, har kun eksisteret i fire år. Alligevel er CBS i gang med at afdække potentialet og mulighederne ved at skifte det ud med STADS. Det overvejer man at gøre, fordi CBS højest sandsynligt på den lange bane både systemmæssigt og omkostningsmæssigt vil stå stærkere i fremtiden, hvis man går ind i STADS samarbejdet.

STADS er et studieadministrativt system, udviklet af Undervisningsministeriet og en række virksomheder med DTU som pilotuniversitet i 1995. STADS er i dag, siden det for nyligt fik tilslutning af Københavns Universitet og Aarhus Universitet, det studieadministrative system, der anvendes på alle andre universiteter i Danmark undtagen CBS.

Ved at tage det tværuniversitære studieadministrative system i anvendelse kan CBS få adgang til et mere ensartet og sammenhængende datasystem, hvor STADS sørger for it-understøttelse af de studieadministrative processer på CBS, og hvor CBS får adgang til en række STADS-udviklede delsystemer, f.eks. selvbetjeningsmoduler.

STADS udviklet frem til at kunne dække alle CBS’ behov
Det var ikke uden grund, at CBS i 1998 valgte selv at gå i gang med selv at udvikle et nyt studieadministrativt system (SPARC) til erstatning for HSAS. STADS havde på daværende tidspunkt en række uhensigtsmæssigheder set med CBS’ øjne. Et eksempel på disse mangler var STADS’ håndtering af betalingselementet for deltidsuddannelser, som er et stort forretningsområde på CBS, men som der simpelthen ikke var god nok systemunderstøttelse af i STADS.

- Det er ikke fordi, SPARC ikke fungerer udmærket, at vi på nuværende tidspunkt er i gang med at vurdere, hvorvidt det kan betale sig at lægge vores studieadministrative system om. Vi har taget en ændring af det studieadministrative system på CBS op til overvejelse, fordi STADS systemet har fået inkorporeret de mangler, som vi fandt i slutningen af 90’erne, påpeger studiechef på CBS Annette Juhl Hansen.

De studerende vil mærke mindre til et skifte end medarbejderne
Der vil ikke være specielt mærkbare ændringer for de studerende ved en omlægning af systemet. Det vil hovedsageligt give dem mulighed for mere og nemmere selvbetjening – blandt andet i forbindelse med tilmeldinger til fag, semestre og eksaminer.

For CBS medarbejderes vedkommende vil det være en mere krævende opgave. De vil skulle sætte sig ind i et nyt system, lære det at kende og blive fortrolige med det nye systems anderledes terminologi.

Det er selvfølgelig ikke gratis. Hvis CBS som universitet går ind i STADS-samarbejdet, koster det indledningsvist et engangsbeløb efterfulgt af faste årlige omkostninger.

- Efter alt at dømme ser det ud til, at det på længere sigt vil kunne svare sig – holdt op imod de omkostninger, der er forbundet med selv at skulle opdatere og vedligeholde SPARC. Det er så, hvad vi er i færd med at undersøge helt til bunds nu, fastslår Annette Juhl Hansen.

Studieadministrativt systemskifte tidligst om to år
Ender undersøgelserne som forventet med et forslag til at lægge CBS’ studieadministrative system om igen, vil det blive sendt til CBS’ bestyrelse i slutningen af året.

Da det ikke just kan siges, at overgangen fra CBS’ forhenværende studieadministrative system, HSAS, til SPARC i 2007 gik helt problemfrit, har man allerede nu aftalt at sikre, at implementeringsperioden ved et eventuelt skifte til STADS bliver lang.

Anette Juhl Hansen regner således med, at det tidligst vil komme på tale, at et nyt studieadministrativt system kan være oppe at køre i slutningen af efterårssemesteret 2013.

Relaterede artikler