Studiesystemet lukker ned: Hele motoren skal skiftes

Skrevet af Helle-Lise Ritzau Kaptain - Foto: Thepoo/Dreamstime - 25. oktober 2013 - 8:003 kommentarer
Mandag 4. november lukkes hele CBS's studieadministrative system ned, og datakonverteringen til det fællesuniversitære STADS begynder. Grafik: Kaptain

OPDATERET: Produktionsmaskinen, der styrer de studerendes liv på CBS, går på pension. Studieadministrationen og IT melder sig klar til den enorme opgave at konvertere alle data til et nyt system. Det får nogle konsekvenser, men som studerende kan du glæde dig til resultatet.

(Opdatering i infoboksen nederst.)

Efter 2½ års grundige forberedelser er CBS nu klar til at flytte alle de studerendes data fra CBS’ egenudviklede SPARC-system til det fælles-universitære system STADS (udtales med blødt d som i glad).

Og vi kan lige så godt skrive det i starten: Det vil påvirke hele studieadministrationen, store dele af administrationen og alle studerende – men heldigvis kun i en treugers periode.

Fra mandag 4. november til mandag 25. november vil det system, hvor alt vedrørende CBS’ knap 20.000 studerende registreres, være lukket. Alt om, hvordan de studerende er registreret, deres brugernavn, e-mail, studieretning, hold, udveksling, valgfag, karakterudskrivning og i sidste ende eksamensbevis fryses fast, og der kan ikke tilføjes ændringer, som måtte opstå i mellemtiden.

Det skal være skidt, før det bliver godt
Det betyder for eksempel, at en studerende, der skifter fag eller hold i perioden, hverken på Learn eller via Calendar umiddelbart kan se det nye skema eller de materialer, der knytter sig til det nye fag.

Det får også den konsekvens, at allerede planlagte syge-/omprøver kan blive skubbet til januar, simpelthen fordi der går nogle uger, før nye karakterer bliver registreret, og de studerende dermed ikke kan nå at tilmelde sig syge-/omprøver i december. Men man kan sagtens starte på det nye semester, selvom ikke alle fag er bestået, før sidste eksamen er overstået.

De ansvarlige for udskiftningen af motoren, projektchef Niels Markvard, IT Studiechef Annette Juhl Hansen og projektleder Nickie Malec Hovmand, tilføjer, at det ingen betydning får for valgfagstilmeldingerne for foråret 2014 og heller ikke for exchange-ophold i foråret og efteråret 2014.

Klar til at køre med turbomotor
CBS er det sidste af landets otte universiteter, der kobler sig på STADS, og det er tydeligt, at både de IT-ansvarlige og Studieadministrationen har taget ved lære af tidligere konverteringsudfordringer.

Da CBS tog det nuværende SPARC-system i brug i 2007, haglede sparkene bogstaveligt talt ned over de ansvarlige, fordi medarbejderne i mere end et halvt år kæmpede mod systemets børnesygdomme og måtte finde manuelle løsninger i forhold til de frustrerede studerende og de kæmpemæssige tastebunker.

Denne gang har de syv andre universiteter forhåbentlig kureret børnesygdommene, og CBS’ IT- og studieadministrative medarbejdere har knoklet i 2½ år, for at motorskiftet skal køre som smurt i olie. Hele studieadministrationen har været involveret i workshops undervejs, og ved årets udgang vil der være holdt 54 kurser, hvor 200 medarbejdere er blevet uddannet i brugen af det nye system.

Forhøjet beredskab til at hjælpe studerende
Det er vigtigt for projektgruppen at understrege, at ingen data går tabt, når den gamle SPARC-motor bliver udskiftet – de kan bare ikke opdateres. Og når den nye STADS-motor er oppe i omdrejninger, vil alt, hvad der måtte være sket i mellemtiden, blive registreret så hurtigt som muligt.

Langt de fleste studerende vil forhåbentlig slet ikke opdage skiftet, da det fortsat vil være muligt at se alt det, der er registreret før 4. november. Hvis der er ændringer, lover projektledelsen, at både IT-afdelingen og Studieadministrationen er i forhøjet beredskab.

Hubberne på Solbjerg Plads og i Dalgas Have er forberedt på at hjælpe med alt vedrørende tilmelding, karakterer og lignende i det omfang det er muligt. HD- og Masterstuderende skal dog henvende sig til deres respektive sekretariater.

Studieadministrationen skal riste runer
Har du spørgsmål vedrørende Learn, Calender og mail, skal du kontakte it-helpdesk. Studerende ringer som sædvanligt på (3815) 3575 eller skriver til help@student.cbs.dk, hvor en medarbejder tager sig specifikt af henvendelser fra studerende. Læs mere om, hvor du henvender dig her og klik her, hvis du vil se åbningstider m.v.

Man kan selvfølgelig også troppe op i Campus Desk, bare man er forberedt på, at der kan være kø, selvom der vil være flere supportere end normalt til at hjælpe.

Dem, der eventuelt dimitterer eller udmelder sig i den kritiske periode, kan ikke lige få printet et bevis eller få en udskrift på udmeldelsen. Men de kan henvende sig i studiesekretariatet, som manuelt kan skrive en officiel dokumentation til for eksempel A-kassen.

Fagre nye (universitets)verden
Den fulde konvertering kan trække ud til juletid, hvis meget har hobet sig op i mellemtiden, men til gengæld kan især de studerende glæde sig til, at den ny motor er oppe i omdrejninger.

Som udgangspunkt kan de studerende fremover det samme, som de i dag kan via e-campus. Men fra foråret introduceres selvbetjening på en lang række områder. Via den ny indgang ”Studenterselvbetjeningen” på nettet, vil studerende i løbet af 2014 og 2015 blandt andet kunne tilmelde sig eksamener, registrere udmeldelser, søge om orlov eller dispensationer fra gældende regler og trække dokumentation for karakterer.

Endelig er der for CBS en stor fordel i at komme i selskab med de øvrige universiteter, hvor der i langt højere grad vil kunne løftes i flok i forhold til ministerielle krav.

Info 

OPDATERING:
Enkelte studerende har fået den opfattelse, at alle systemer lukkes ned.
Det er naturligvis ikke tilfældet.
Det er kun indtastning i det studieadministrative system, som lukker. Det betyder, at studerende ikke kan få nye karakterer vist på e-campus, og at ændringer på for eksempel fag ikke slår igennem til Learn.
Ingen data går tabt, men lægges efterfølgende ind i det nye system.
Studerende kan som nævnt i artiklen i mellemtiden kontakte it-helpdesk/Hub'erne/studiesekretariaet, hvis de har brug for oplysninger om en specifik (ny) karakter, et nyt fag, nyt skema eller nye materialer, skriftlig dokumentation for udmeldelse, dimission og lignende.

Kommentarer

Superfedt

Hvad synes du?

Som skrevet i opdateringen har enkelte studerende fået den opfattelse, at alle systemer lukkes ned.
Det er naturligvis ikke tilfældet.
Det er kun indtastning i det studieadministrative system, som lukker. Det betyder, at studerende ikke kan få nye karakterer vist på e-campus, og at ændringer på for eksempel fag ikke slår igennem til Learn.
Ingen data går tabt, men lægges efterfølgende ind i det nye system.
Studerende kan som nævnt i artiklen i mellemtiden kontakte it-helpdesk/Hub'erne/studiesekretariaet, hvis de har brug for oplysninger om en specifik (ny) karakter, et nyt fag, nyt skema eller nye materialer, skriftlig dokumentation for udmeldelse, dimission og lignende.

Venlig hilsen
Redaktionen

Hvad synes du?

Jeg kan umiddelbart kun logge på e-campus i øjeblikket. Skyldes det opdateringen af systemet eller hvad? Det er ret irriterende da jeg skal bruge filer fra learn...

Hvad synes du?