Valgfag i mod- og medvind i ventetiden

Skrevet af Bjørn Hyldkrog - Foto: Niels Poulsen - 10. juni 2011 - 13:410 kommentarer
Valgfagssekretariatet er om nogen konsekvenseksperter i, når det hele støder sammen.

Organisationsændring: CBS’ samlede studieadministration udfører støt og kompetent det arbejde og løfter de opgaver, som CBS’ samlede studieadministration skal udføre og løfte. CBS’ samlede studieadministration er en stak puslespilsbrikker, der svæver frit i luften og venter på at få afklaret, hvordan puslespillet skal lægges for arbejdet fremover. Begge udsagn er sande. En af brikkerne er Valgfagssekretariatet, der fra januar til maj har afdækket samtlige processer forbundet med at udbyde CBS’ cirka 80 bachelorvalgfag og cirka 160 kandidatvalgfag per semester – det gav et hav af AHA! oplevelser.

CBS’ samlede Studieadministration er nu gennemanalyseret (vi kridter lige banen af)
CBS’ direktion er netop i disse dage ved at endeligt beslutte, hvordan CBS’ samlede studieadministration skal være organiseret, så arbejdet og ydelserne kommer til at hænge smartere og mere effektivt sammen fremover. Til det formål har fem arbejdsgrupper arbejdet fra årsskiftet til maj under den overordnede SPO-STU projektgruppe (Support Projekt Organisation for Studieadministration, red.).

De fem arbejdsgrupper har analyseret følgende hovedområder: Undervisnings- og skemaplanlægning, Eksamensplanlægning, Meritoverførsel, Valgfag og Snitfladerne mellem studie- og undervisningsadministrationen. De afrapporterede i slutningen af maj, og i denne uge modtog CBS’ direktion den sammenskrevne afrapportering fra styregruppen under Patrick Gram, CBS’ nyudnævnte chef for External Affairs.

Sideløbende med SPO-STU projekter har der kørt to andre projekter i studieadministrationen: Back Office og One Point Entry (OPE), der har søgt at afdække, hvilke funktioner der skal varetages i ’OPE-butikken/erne’, der efter planen skal blive de studerendes direkte kontaktflade til CBS’ studieadministration fra oktober, og hvilke der skal varetages i Studieadministrationens Back Office. Også her afrapporterede arbejdsgrupperne i slutningen af maj, og også deres oplæg fra deres styregruppe under CBS’ studieadministrative chef, Rie Snekkerup, ligger til behandling i direktionen.

Disse tre ovenstående, forholdsvist kedelige afsnit dækker over en betragtelig arbejdsindsats, leveret af et stort antal engagerede administrative medarbejdere på CBS. De dækker også over et utal af AHA! oplevelser. CBS OBSERVER deltog i arbejdsgruppen for Valgfags sidste møde og har nu interviewet Gitte Grube Hvitfeld, leder af Valgfagssekretariatet om processen.

Det 'udskældte' Valgfagssekretariat endelig under lup
Gitte Grube Hvitfeld blev leder af CBS’ Valgfagssekretariat – CBS’ ’udskældte’ Valgfagssekretariat – i maj 2010. Det var noget af en ilddåb. Maj måned er nemlig kulminationen på et tremåneders forløb, hvor medarbejderne i Valgfagssekretariatet og deres samarbejdspartnere i studiesekretariaterne og på institutterne har stresset hinanden frem og tilbage gennem det røde felt ad infinitum.

- I Valgfagssekretariatet er vi løbende under pres. Vi opererer med meget stramme deadlines, og ude på studierne og institutterne kan det være svært forstå, at vi ikke kan være mere smidige, mens underviserne finder det dybt urimeligt, at de skal vide præcist, hvad de vil undervise i både til efteråret og næste forårssemester, allerede i december-januar. Samtidig skal vi håndtere de studerendes frustration, når valgfag bliver lukkede eller overfyldte, og det rammer dem, fortæller Gitte Grube Hvitfeld.

Det måtte da kunne gøres bedre og mere effektivt – eller i det mindste mere fordrageligt, mente Gitte Grube Hvitfeld. Så da der i efteråret 2010 blev lagt op til, at processerne og arbejdsgangene for Valgfag skulle gennemanalyseres, tænkte hun ikke: ”Åh nej, endnu mere arbejde!”, men ”Yesss! Endelig!”

Et valgfag skifter hænder 100 gange fra ide til tilmelding
- For mig har det været en gave at få lov til at analysere afdelingens arbejdsgange i sammen med repræsentanter vores samarbejdspartnere. Jeg havde en ide om, at jeg ville komme til at forstå de andre bedre og omvendt, men jeg blev selv overrasket over præcist, hvor mange gange en opgave viste sig at skifte hænder, fortæller sekretariatslederen.

Det viste sig, at et valgfag i gennemsnit skiftede hænder 100 gange fra ide til tilmelding. Hvis alt gik glat, og alle deadlines blev overholdt, og der ikke var nogen fejl eller ændringer, så skiftede et valgfag ’kun’ hænder omkring 70 gange. Men en ændring i pensum eller underviser eller undervisningstidspunkt eller – allerværst! – udskiftning af bare et enkelt ord i fagets navn undervejs kunne medføre, at tallet kunne komme helt op på det dobbelte.

Den ene gensidige AHA! oplevelse efter den anden
Gitte Grube Hvitfeld fik indledningsvist hjælp fra lederne af de andre arbejdsgrupper til at finde emner til sin. Men hun opdagede hurtigt, at der på det nærmeste stod folk på spring for at komme med ude i studiesekretariaterne og på institutterne – for det kunne da ikke passe med det der Valgfagssekretariat!

- Det bedste ved hele den her proces var at opleve, hvordan vi i arbejdsgruppen startede ud på hver sin side af bordet og endte med at sidde skulder ved skulder. Vi fik den ene AHA! oplevelse efter den anden under kortlægningen, og det var ikke kun i forhold til vores situation i Valgfagssekretariatet. Vi anede for eksempel ikke, at studienævnene knap nok har nået at konstituere sig selv efter styrelsesvalget, når vi begynder at rykke efter valgfag i februar – så tror da pokker, de føler sig stressede, anerkender sekretariatslederen.

En lang række sårbare og individafhængige arbejdsgange
Det gensidige indblik i hinandens opgaver og arbejdsvilkår gjorde tydeligt for gruppen, hvor meget arbejde der gik på fejlretning og misforståelser i et utal af sideløbende arbejdsgange, der var utroligt afhængige af enkeltpersoner – og derfor utroligt sårbare over for sygdom, fravær og hverdagens forglemmelser så som en mail eller et telefonopkald, der ikke bliver besvaret. Problemer med et helt centralt it-system, der ejes af en ekstern konsulent, der har et enmandsfirma, kunne for eksempel kun fejrettes af ham.

- Til gengæld anede de ude på institutterne og studierne ikke, hvor meget ekstraarbejde den mindste ændring eller forsinkelse kunne medføre for os. Dybest set er det kun rimeligt at forvente smidighed nok til at håndtere en lille ændring i fagtitel eller pensum, eller hvis en professor får en god ide til et valgfag, som står højt på ledelsens ønskeliste, i sidste øjeblik – men når man så får kortlagt konsekvenserne… ja, så siger det pludselig AHA!, fortæller Gitte Grube Hvitfeld, der – ud over en masse seriøst kortlægningsarbejde – kan se tilbage på en lang række grineflip sammen med sit nye netværk af lidelsesfæller på CBS.

Sommerfugle i ventetiden
Arbejdsgruppen fik afrapporteret og indstillet forslag til bedre og mere effektive arbejdsgange og -processer – de mest centrale af disse: klare kommunikationsveje, kendte procedurer og ikke mindst bedre it-understøttelse. Styregruppen har skrevet det sammen med de øvrige arbejdsgruppers rapporter.

Nu kigger direktionen på, hvordan puslespillet bedst kan lægges sammen. Sideløbende har valgfagssekretariatet under Gitte Grube Hvitfelds ledelse fået styr på de næste to semestres valgfag og passet deres daglige telefontid fra 10-14. Nu venter hun på, hvordan CBS’ studieadministrative puslespil bliver lagt:

- Jeg har lidt sommerfugle i maven. Vil direktionen investere i vores løsningsforslag? Holder de? Vi har jo skrevet vores løsningsforslag ind i en ligning fuld af ubekendte – der skal jo også rykkes rundt i skemaplanlægningen, meritoverførslen, studiesekretariaterne og etableres One Point Entry… og det hele kommer til at spille ind i hinanden, påpeger Gitte Grube Hvitfeld.

Info 

Valgfag-arbejdsgruppen bestod af:

Ane Lindgren Hassing; Institut for Organisation
Benedikte Dilling Hansen; Studieadministrationen – IPA-sekretariatet
Betina Thestrup; Institut for Finansiering
Bonnie Heede; HD
Dorte B. Munck; Institut for Regnskab og Revision
Gitte Grube Hvitfeld; Studieadministrationen - Valgfagssekretariatet
Helle Bunde; Institut for Afsætningsøkonomi
Lykke Håkonsson; Studieadministrationen – KOMBI-sekretariatet
Trine Buch; Juridisk Institut

Valgfagssekretariatet

Valgfagssekretariatet er et sekretariat, der har eksisteret siden januar 2008. Det består af fire fastansatte medarbejdere (to på fuld tid og to på hhv. 30 og 31 ugentlige timer) samt en studentermedhjælper (4-8 ugentlige timer). Valgfagssekretariatets primære opgaver er:

• at indkalde bachelor- og kandidatvalgfag samt obligatoriske bachelor- og kandidatfag udbudt som valgfag.
• at forestå fire årlige tilmeldingsrunder til valgfag samt to årlige restpladsperioder.
• at lægge skema og skriftlige eksaminer samt at eksamenstil- og framelde de studerende på de respektive valgfag.

Ved den seneste indkaldelse for efteråret 2011 og foråret 2012 modtog Valgfagssekretariatet i alt 534 forslag til valgfag fra 19 institutter og centre, som fordelte sig på 15 bachelorstudienævn og 14 kandidatstudienævn.

Valgfagssekretariatet kan for efterårssemestret 2011 på vegne af studienævnene udbyde:

• 66 bachelorvalgfag
• 16 obligatoriske bachelorfag udbudt som valgfag
• 132 kandidatvalgfag
• 29 obligatoriske kandidatfag udbudt som valgfag

Til disse fag modtog Valgfagssekretariatet i 1. tilmeldingsrunde (den 3/5 2011 til den 17/5 2011) 21.613  tilmeldinger fra CBS-studerende via onlinetilmeldingen, 3.484 tilmeldinger fra Det Internationale Kontor (DIK) og 272 tilmeldingsblanketter ad postvejen fra meritstuderende.

NB: Studienævnene vælger i sidste ende IKKE at oprette cirka 20 procent af de udbudte valgfag – for eksempel på grund af manglende tilmeldinger.

Bachelorfag efteråret 2011

Kandidatfag efteråret 2011